Home
Môí quan hệ giữa văn bản, văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng? 
Đến từ : 
Tường nhà
Bài viết
Kết bạn
Tài sản
Công tác văn thư: là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức.
Công tác lưu trữ: là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan,
tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ,
tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội.
Mối quan hệ giữa Công tác văn thư và Công tác lưu trữ:
-
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan
hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục
trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ
hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
-
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử
lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu
được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp
lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực
tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các
quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu
không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của
một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là
do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài
liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ
sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư.
-
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện
tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện
hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có
thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với
công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian,
công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ
đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Theo giáo sư Sue
McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ
phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương
lai”
Công tác lưu trữ: là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan,
tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ,
tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội.
Mối quan hệ giữa Công tác văn thư và Công tác lưu trữ:
-
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan
hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục
trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ
hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
-
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử
lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu
được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp
lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực
tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các
quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu
không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của
một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là
do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài
liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ
sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư.
-
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện
tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện
hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có
thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với
công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian,
công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ
đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Theo giáo sư Sue
McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ
phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương
lai”
