Home
14 câu hỏi ôn thi tin học
Đến từ : 
Tường nhà
Bài viết
Kết bạn
Tài sản
Câu 1: Khái niệm cơ sở dữ liệu.Công dụng và cách thiết lập cơ sở dữ liệu trong hoạt động cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Lấy ví dụ minh họa về một cơ sở dữ liệu cụ thể.
Tin học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu việc thu thạp thông tin, quản lý thông tin, xử lý thông tin, truyền và nhận thông tin theo cách nào đó nhằm đạt được ở mức độ tốt nhất mục tiêu đạt ra từ trước của con người.
Như vậy thông tin là chất liệu cơ bản của tin học, thong tin tồn tại trong thực tiễn với rất nhiều hình thức khác nhau, dạng khác nhau và nó được hiểu theo nghĩa: Thông tin là tất cả những gì có thể giúp con người hiểu được đối tượng mà mình quan tâm. Do đó con người luôn cần đến thông tin để tồn tại và cải tạo thế giới. Ngành khoa học tin học muốn phát triển phải có nguồn thông tin. Thông tin đơn giản nhất đó là số liệu, là dữ liệu, chi tiết có liên quan đến sự vật, sự việc, hiện tượng.
Dữ liệu (vật liệu thô chứa thông tin) được lưu trong các kho dữ liệu với nhiều dạng khác nhau như: âm thanh, hình ảnh, kí hiệu, trong quản lý nhà nước chủ yếu ở dạng kí tự, chữ viết và công thức trên các văn bản. Bên cạnh đó còn được tích hợp trên máy tính và mạng diện rộng của Chính phủ.
Cơ sở dữ liệu (viết tắt CSDL; tiếng Anh là database) được hiểu theo cách định nghĩa kiểu kĩ thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường dùng trong công nghệ thông tin và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như đĩa hay băng. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
CÔNG DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Cơ sở dữ liệu trong quản lý hành chính nhà nước là các kho thông tin phục vụ quản lý , điều hành của chính phủ, bảo đảm cung cấp nhanh chóng, kịp thời các thông tin cần thiết về kinh tế, văn hóa, xã hội, hỗ trợ các cơ quan quản lý nhà nước ban hành các quyết định quản lý, điều hành.
Giai đoạn 1996-1998, Nhà nước ta đầu tư cho 6 cơ sở dữ liệu quốc gia và giao cho 6 cơ quan quản lý và phát triển các cơ sở dữ liệu này.
Giai đoạn 2001-2005 tiếp tục thực hiện dự án khả thi của các cơ sở dữ liệu quốc gia đã được phê duyệt và một số cơ sở dữ liệu quốc gia mới, bao gồm:
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về kinh tế- xã hội.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về hệ thồng văn bản quy phạm pháp luật.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về cán bộ công thức.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về tài nguyên đất.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về tài chính.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về thông tin xuất nhập khẩu.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về giao dịch bảo đảm.
Các cơ sở dữ liệu quốc gia trên ngoài chức năng phục vụ các hoạt động quản lý điều hành của nhà nước còn phục vụ cho các doanh nghiệp và nhân dân nhằm tạo điều kiện cho các hoạt động sản xuất, nghiên cứu và phát triển kinh té - xã hội.
Như vậy cơ sở dữ liệu được coi là tài nguyên thông tin của quốc. Nó có vai trò vô cùng quan trọng trong sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước.
CÁCH THIẾT LẬP CSDL TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC:
Theo yêu cầu thông tin để thực hiện nhiệm vụ quản lý trong mỗi hệ thông tổ chức, tin học hóa được thực hiện từ các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và ủy ban nhân dân cấp tỉnh.Tại cấp trên của Bộ, cơ quan ngang bộ, tỉnh sẽ hình thành một trung tâm tích hợp cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi mình phụ trách.
Trung tâm này không phải là nơi cập nhật, lưu trữ các dữ liệu điều hành, mà là nơi liên kết các cơ sở dữ liệu tác nghiệp của các đơn vị trong từng hệ thống. Trung tâm có chức năng cung cấp, chia sẻ thông tin chung, tuyền các mệnh lệnh quản lý thông qua
các văn bản quy phạm pháp luật, công văn hành chính của các cấp hành chính có thẩm quyền.
Trung tâm tích hợp cơ sở dữ liệu của mỗi hệ thống quan hệ với trung tâm tích hợp cơ sở dữ liệu của hệ thống khác theo kiểu quan hệ ngang hàng thông qua trung tâm tích hợp CSDL của chính phủ.
Như vậy, Trung tâm tích hợp cơ sở dữ liệu sẽ hình thành tai các cấp sau:
Cấp Chính phủ: Trung tâm tích hợp CSDL đặt tại trung tâm mạng tin học diện rộng của Chính phủ.Trung tâm này có chức năng, nhiệm vụ liên kết cơ sở dữ liệu của các Bộ cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ, UBND cấp tỉnh. Nhằm chia sẻ thông tin giữa các cơ quan , đơn vị này, nhằm phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng và các cơ quan hành chính nhà nước cấp Bộ, tỉnh. Trung tâm tích hợp CSDL cấp Chính phủ cung cấp hạ tầng truyền thông chung giưã các Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh thông qua mạng tin học diện rộng của chính phủ.
Cấp Bộ: Trung tâm tích hợp CSDL đặt tại Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ. Liên kết các CSDL điều hành của Bộ, kể cả các đơn vị chịu sự chỉ đạo của Bộ. Ngoài ra nó còn cung cấp, chia sẻ thông tin giữa các đơn vị trong Bộ qua trung tâm tích hợp CSDL của chính phủ.
Cấp Tỉnh: Trung tâm tích hợp CSDL đặt tại Văn phòng HĐND và UBND tỉnh có chức năng liên kết CSDL tác nghiệp của các sở, ban, ngành, quận, huyện…chia sẻ thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND cấp tỉnh và các đơn vị trong tỉnh. Trung tâm CSDL của tinh cung cấp hạ tầng tuyền thông chung giữa các sở, ban, ngành, quận, huyện… thông qua mạng tin học diện rộng của tỉnh.
CSDL trong quản lý nhà nước được thiết lập theo hệ thông thứ bậc dựa trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan. Và được tích hợp vào CSDL chung của quốc gia.
Các cách sắp xếp dữ liệu:
• Sắp xếp dữ liệu theo lĩnh vực ,ngành như: kinh tế, văn hóa, văn hóa…
• Sắp xếp dữ liệu theo đối tượng quản lý: cán bộ công chức, dân cư, tài nguyên…
• Sắp xếp dữ liệu theo tính chất pháp lý: văn bản pháp luật, văn bản pháp quy…
• Sắp xếp dữ liệu theo lãnh thổ: Tỉnh Quảng Ninh, Hồ Chí Minh, Hải Phòng… Quận Cầu Giấy, huyện Đông Anh….
• Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tên gọi.
VÍ DỤ VỀ MỘT CƠ SỞ DỮ LIỆU CỤ THỂ:
Cơ sở dữ liệu về luật dân sự
CSDL về Bộ Luật Dân sự của nước CHXHCN Việt Nam được tích hợp trên mạng diện rộng của Chính phủ (www.chinhphu.vn), qua đó mọi cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước có thể truy cập và khai thác miễn phí các văn bản, các điều luật, các quy định…trong bộ luật. Bên cạnh đó cơ sở dữ liệu này con ghi nhớ ngày tháng năm ban hành, sửa đổi và bổ xung, chủ thể ban hành,các lĩnh vực được ban hành…để các cá nhân và tổ chức trong và ngoài nước dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.
Câu 2: Trình bày công dụng của mạng LAN trong hoạt động của một cơ quan. Khái niệm cơ sở dữ liệu. Nêu tên một số cơ sở dữ liệu thường được xây dựng và sử dụng trong một cơ quan quản lý hành chính nhà nước.
CÔNG DỤNG CỦA MẠNG LAN
LAN (viết tắt từ tên tiếng Anh Local Area Network, "mạng máy tính cục bộ") là một hệ thống mạng dùng để kết nối các máy tính trong một phạm vi nhỏ (nhà ở, phòng làm việc, trường học, …). Các máy tính trong mạng LAN có thể chia sẻ tài nguyên với nhau, mà điển hình là chia sẻ tập tin, máy in, máy quét và một số thiết bị khác.
Một mạng LAN tối thiểu cần có máy chủ (server), các thiết bị ghép nối (Repeater, Hub, Switch, Bridge), máy tính con (client), card mạng (Network Interface Card – NIC) và dây cáp (cable) để kết nối các máy tính lại với nhau. Trong thời đại của hệ điều hành MS-DOS, máy chủ mạng LAN thường sử dụng phần mềm Novell NetWare, tuy nhiên điều này đã trở nên lỗi thời hơn sau khi Windows NT và Windows for Workgroups xuất hiện. Ngày nay hầu hết máy chủ sử dụng hệ điều hành Windows, và tốc độ mạng LAN có thể lên đến 10 Mbps, 100 Mbps hay thậm chí là 1 Gbps.
Một hình thức khác của LAN là WAN (Wide Area Network). Có nghĩa là mạng diện rộng. Dùng để nối các LAN lại với nhau (thông qua router).
Một hình thức khác nữa của mạng LAN, mới xuất hiện trong những năm gần đây là WLAN (Wireless LAN) – mạng LAN không dây.
Mạng LAN là mạng cục bộ và ra đời đáp ứng được nhu cầu của các cơ quan bởi đặc trưng và ưu điểm của nó:
Về mặt địa lý : mạng LAN có phạm vi tương đối nhỏ, thường được lắp đặt trong một tòa nhà, một cơ quan…. Phạm vi nối các máy tính từ vài mét đến vài chục km. Trong thực tế các cơ quan thường đóng trong một tòa nhà, một khu vực , hay một địa điểm nào đó…
Về tốc độ đường truyền: Mạng LAN có tốc độ đường truyền thường cao hơn mạng diện rộng khoảng 100 Mb/s với tóc đọ dường truyền như vậy có thể tải các dữ liệu với dung lượng lớn trong thời gian ngắn và an toàn rất phù hợp với những cơ quan cần trao đổi thông tin giữa các bộ phận nhiều và nhanh.
Về độ tin cậy: mạng LAN có tỷ suất lỗi rất thấp so với mạng diện rộng .
Về đặc trưng quản lý: do là mạng cục bộ, là chủ sở hữu riêng của từng cơ quan nên việc quản lý vâ khai thác mạng hoàn toàn tập trung thống nhất. Trong máy chủ chứa những thông tin của nội bộ cơ quan nên từ sự quản lý của máy chủ có thể jtaoj nên sự thống nhất trong quản lý.
Mạng LAN có nhiều loại khác nhau, mỗi loại có ưu, nhược điểm khác nhau tùy vào điều kiện cụ thể của từng cơ quan mà lựa chon hinh trạng sao cho tối ưu nhất.
o Đối với hình trạng Star (sao):
Ưu điểm: láp đặt đơn giản, dễ dàng cấu hình lại, dễ kiểm soát và khắc phục sự cố. Tận dụng tối đa tốc độ đường truyền.
Nhược điểm: độ dài và đường truyền một trạm với trung tâm bị giới hạn trong vòng 100m và khá tốn dây.
o Đối với hình trạng Ring (vòng):
Hình trạng này có Ưu, nhược điểm tương tự dạng Star. Nhưng giao thức của nó khá phức tạp, điều khiển việc cấp phát quyền được truyền dữ liệu trên vòng cho các trạm có nhu cầu.
o Đối với dạng Bus (cây):
Ưu điểm: ít tốn dây dễ lắp đặt, đường trục thông tin chính có chiều dài lớn, áp dụng cho các khu công nghiệp, khu sản xuất lớn…
Nhược điểm: tốc độ truyền chậm, nếu có sự cố trên đường trục chính sẽ ảnh hưởng đến toàm hệ thống và khó tìm ra chỗ bị lỗi. Và yêu cầu phải có giao thức để quản lý truy cập đường truyền.
KHÁI NIỆM VỀ CSDL
(Tương tự câu 01).
MỘT SỐ CSDL THƯỜNG ĐƯỢC XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG TRONG MỘT CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC:
Ví dụ cụ thể trong cơ quan: UBND thành phố Hà Nội
Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ được giao và để phục vụ hoạt động quản lý trên địa bàn thành phố thì UBND thành phố đã xây dựng một số cơ sở dữ liệu:
Xây dựng hệ thống các văn bản do chính quyền thành phố ban hành và lưu trữ tại Văn thư lưu trữ sau đó các văn bản này được tích hợp lên mạng diện rộng của thành phố Hà Nội.
Lập hệ thống quản lý các văn bản hành chính, hồ sơ của cán bộ công nhân viên chức trong thành phố bằng công nghệ thông tin và do Sở Nội Vụ quản lý.
Xây dựng kho tài liệu trực tuyến về các tài liệu, số liệu thống kê trong các lĩnh vực: tài nguyên môi trường, kinh tế. chính trị, văn hóa- xã hội…
UBND thành phố đã sử dụng các CSDL như:
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về kinh tế- xã hội.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về hệ thồng văn bản quy phạm pháp luật.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về cán bộ công thức.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về tài nguyên đất.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về tài chính.
Câu 3: Tại sao nói : “Trong quản lý, thông tin vừa là nguyên liệu, vừa là san phẩm” .Minh họa bằng một hoạt động quản lý thuộc khu vực công.
CHU TRÌNH SỬ LÝ THÔNG TIN
Theo chu trình sử lý thông tin chung, mọi thông tin được đem vào xử lý được gọi là thông tin đầu vào hay nói cách khác thông tin vào là nguyên liệu cho cả chu trình xử lý. Kết quả là cho ra một sản phẩm là thông tin đã được xử lý gọi là thông tin đầu ra.
Trong hoạt động quản lý, thông tin được xử lý ở nhiều khâu, nhiều tầng, nhiều cấp khác nhau do đó cùng một thông tin có thể là vừa là thông tin đầu vào của quá trình này vừa là thông tin đầu ra của quá trình khác hay nói cách khác nó vừa là nguyên liệu vừa là sản phẩm.
Ví dụ : UBND thành phố Hà Nội gửi công văn tới các quận, huyện trong thành phố về công tác phòng chống dịch sốt xuất huyết .
Như vậy công văn đó chính là văn bản chứa thông tin đã được xử lý nó là sản phẩm của UBND thành phố Hà Nội Nhưng nó lại là nguyên liệu đối với các phường, xã vì khi nhận được công văn này thì các UBND các quận, huyện sẽ phân tích các thông tin có trong công văn của thành phố và đề ra các phương án để thực hiện nội dung trong công văn đó một cách xuất sắc nhất.
Câu 4: Khái niệm quy trình sử lý thông tin. Minh họa bằng một bài toán quản lý cụ thể thuộc lĩnh vực hành chính công.
Quy trình xử lý thông tin là việc thực hiện các bước như: Thu nhập thông tin, tra cứu thông tin, loại trừ thông tin, xử lý thông tin, lưu trữ và truyền dẫn thông tin.
Thu nhập thông tin là quá trình tiếp nhận thông tin nhằm tập hợp những thông tin cơ sở về đối tượng quản lý.
Tra cứu thông tin là quá trình tra cứu tìm kiếm, chọn lọc thông tin được lưu trữ trong các kho dữ liệu.
• Loại trừ : là việc loại trừ ra các thông tin không chính xác, những thông tin không liên quan đến đối tượng, những thông tin không có thực.
• Xử lý thông tin: Là quá trình chế biến các thông tin đã thu nhập nhằm tạo ra thông tin kết quả. Mỗi loại thông tin đều có cách thức xử lý riêng.
• Lưu trữ thông tin: Thông tin đã có cần được lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu khai thác lần sau.
• Truyền dẫn thông tin: Là quá trình trao đổi và cung cấp thông tin giữa các đối tượng cần thiết thông tin trong hệ thống quản lý, nhằm tạo ra mối liên lạc và phối hợp tác động giữa các tổ chức, cá nhân, giúp cho hệ thống hoạt động đồng bộ, nhịp nhàng.
Ví dụ cụ thể: Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội ra quyết định bổ nhiệm chị A vào nghạch công chức nhà nước.
Để ra được quyết định này, chủ tịch UBND thành phố phải thu nhập thông tin về anh A bao gồm: Lý lịch cá nhân, hoàn cảnh gia đình, hồ sơ dự tuyển( Bao gồm cả kết quả học tập), kết quả sơ tuyển, kết quả đánh giá năng lực và đạo đức trong quá trình tập sự, mối quan hệ với các CBCC khác v.v..
Mặt khác chủ tịch UBND thành phố phải tra cứu các thông tin như: Các quy định của nhà nước về thẩm quyền của mình, các tiêu chuẩn và quy định của nhà nước về CBCC (Tuyển dụng, bổ nhiệm, chế độ đãi ngộ, phân loại…) các quy định về xây dựng và ban hành văn bản v.v…
Sau đó tiến hành phân tích, đối chiếu các loại thông tin mình thu được và kết quả là ký quyết định.
Các tài liệu, hồ sơ của chị A được lưu trữ để quản lý và phục vụ cho các công việc có liên quan khác. Sau khi ký quyết định được lưu trữ tại văn phòng UBND, và được gửi đến các cá nhân, đơn vị liên quan để thi hành quyết định này.
Câu 5: Mối quan hệ giữa quy trình xử lý thông tin với quy trình quản lý. So sánh quy trình xử lý thông tin với quy trình quản lý.
SƠ ĐỒ CHU TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN
SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
Thông tin chỉ đạo
Thông tin phản hồi
Hoạt động quản lý là hoạt động ra quyết định quản lý, các nhà quản lý luôn mong muốn tìm một phương pháp tối ưu cho bài toán quản lý.Do đó thông tin là yếu tố không tách rời trong hoạt động quản lý và tin học được áp dụng vào trong hoạt động quản lý.Quy trình xử lý thông tin và quy trình quản lý có mối quan hệ mật thiết với nhau, gứn bó mật thiết với nhau, gắn bó với nhau, hỗ trợ và bổ sung cho nhau..
Quan sát vào sơ đồ ta thấy sơ đồ luân chuyển thông tin trong quản lý tha thấy có 4 quá trình xử lý thông tin:
o Chủ thể quản lý xử lý thông tin để ra quyết định
o Khách thể quản lý nhận thông tin chỉ đạo và tiến hành xử lý
o Khách thể quản lý nhận thông tin để báo cáo
o Chủ thể quản lý nhận thông tin phản hồi và xử lý
Như vậy thực chất của quá trình quản lý là quá trình xử lý thông tin.Nhưng hoạt động quản lý mang đặc thù riêng nên nó có sự khác biệt:
Quá trình xử lý thông tin là quá trình tuần tự các bước được pháp luật quy định chặt chẽ.
Sản phẩm của quá trình xử lý thông tin là quyết định quản lý.
Thông tin trong quản lý là thông tin 2 chiều, liên tũ và mang tính chất pháp lý.
Câu 6: Trình bày sơ đồ luân chuyển thông tin trong quy trình hoạt động của cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Xác định vai trò của các bước tác nghiệp trong quy trình.Theo Anh(chị) khâu nào thường gặp trục trặc nhất trong quy trình?
SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỌNG CỦA CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC.
Thông tin trong quản lý là thông tin 2 chiều diễn ra liên tục và có hệ thống. Chủ thể quản lý tác động lên khách thể quản lý bằng thông tin chỉ đạo.Khách thể quản lý thực hiện và gửi thông tin phản hồi cho cấp trên xử lý theo sơ đồ sau:
Thông tin chỉ đạo
Thông tin phản hồi
VAI TRÒ CỦA CÁC BƯỚC TÁC NGHIỆP TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN
• Bước ra thông tin chỉ đạo có vai trò:
Giúp cho nhà quản lý có thể truyền đạt ý chí cảu mình tác đọng đến khách thể quản lý nhằm giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó.
Giúp cho khách thể quản lý hiểu được những công việc mình phải làm do cấp trên giao cho, và tiến hành phân công công việc.
• Bước ra thông tin phản hồi có vai trò:
Đưa ra một cách tổng quan về thực trạng, những vướng mắc, mức độ hoàn thành công việc được giao trong khoảng thời gian ngắn nhất. Từ đó cấp tren tiến hành phân tích, xử lý để đưa ra thông tin chỉ đạo mới.
Là căn cứ đánh giá hoạt đọng của khách thể quản lý, đánh giá tính đúng đắn của thông tin chỉ đạo .
Thông tin trong 2 bước này đều được lưu trữ điều đó sẽ giúp cho công tác kiểm tra, giám sát, đổi mới một cách tốt hơn.
KHÂU THƯỜNG GẶP TRỤC TRẶC NHẤT TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN
Trong hoạt của cơ quan quản lý hành chính nhà nước nhà nước hiện nay, ở mỗi hoạt động tác nghiệp vẫn còn những yếu kém nhất định cần khắc phục. Và một trong đó là việc “lưu trữ thông tin trong công tác lưu trữ’.
Công tác văn thư lưu trữ là một hoạt đọng không thể thiếu trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Công tác lưu trữ tạo ra cơ sở dữ liệu sử dụng nhiều lần, là nguồn phục vụ cho các hoạt động khác, moi thông tin 2 chiều trong quản lý đều phải chu chuyển qua văn phòng và được lưu lại.
Thực tế hiện nay công tác văn thư lưu trữ đã và đang không được quan tâm đúng mức. Đội ngũ cán bộ không được đào tạo một cách chính quy và bài bản, cơ sở vật chất còn thô sơ yếu kém nhất là máy móc hỗ trợ công tác nghiệp vụ. Nhiều hồ sơ, văn bản quan trọng bị thất lạc do công tác bảo quản, do sơ xót, gây khó khăn cho công tác quản lý.
Câu 7: Trình bày các loại hệ thống thông tin trong hoạt động của các cơ quan thuộc bộ máy quản lý hành chính nhà nước.
CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN THUỘC BỘ MÁY QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Hệ thống thông tin trong hoạt động của các cơ quan thuộc bộ máy quản lý hành chính nhà nước được thể hiện ở 3 tuyến:
• Tuyến tổng thể: quản lý hành chính nhà nước trên phạm vi toàn quốc.
• Tuyến theo lĩnh vực: quản lý hành chính nhà nước theo ngành, lĩnh vực.
• Tuyến theo lãnh thổ: quản lý hành chính nhà nước theo địa phương.
Hệ thống thông tin toàn quốc, bao gồm từ Chính phủ đến các địa phương, các Bộ, ngành: giúp cho chính phủ điều hành công việc . Bảo đảm mối liên hệ thông suốt trên cả nước. Hệ thống có trách nhiệm bảo lưu thông tin chỉ đạo của Chính phủ xuống các Bộ, ngành và địa phương theo một thể thông nhất và mang tính thông tin cả nước.
Hệ thống thông tin toàn quốc là từ ngân hàng dữ liệu về pháp luật, các VB pháp quy, các số liệu thông kê, lưu trữ trên toàn quốc.
Là trung tâm quản lý, cung cấp và đáp ứng nhu cầu thông tin cho mạng lưới thông tin của cơ quan nhà nước cấp dưới.
SƠ ĐỒ HỆ THỐNG THÔNG TIN TOÀN QUỐC PHỤC VỤ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý ở các địa phương:
Các thông tin thuộc UBND tỉnh, thành phố có chức năng tiếp nhận thông tin từ các cơ sở trực thuộc, xử lý sơ bộ các thông tin theo yêu cầu quy định và truyền đến các cơ sở những thông tn chỉ đạo về tất cả các mặt quản lý nhà nước. Các trung tâm này đóng vai trò chủ đạo cảu hệ thống thông tin địa phương, vừa đóng vai trò cơ sở cho hệ thống thông tin toàn quốc.
Các thành phần trong hệ thống nằm ở các quận, huyện, thị xã, các sở ban ngành… có chức năng thu thập các thông tin hoạt động của cơ sở, sử lý sơ bộ theo yêu cầu quy định, tập hợp và cung cấp các thông tin cho cơ sở theo quy định, thường xuyên và định kỳ báo cáo lên trung tâm, đồng thời nhận thông tin chỉ đạo từ trung tâm về cơ sở.
Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý ở các Bộ, ngành, lĩnh vực:
Hệ thống này bao gồm các trung tâm thông tin trực thuộc hoặc nằm cạnh văn phòng Bộ , ngành. Các thành phần trong hệ thống nằm ở các cơ sở. Do đặc thù của ngành, hệ thống thông tin phục vụ hoạt đọng của bộ đó, đảm bảo mối liên lạc 2 chiều trong nội bộ ngành. Mặt khác còn trao đổi thông tin với các cơ quan quản lý hành chính địa phương để quản lý.
Câu 8: Giải thích cách quản lý và điều hành một tổ chức thông qua hệ thống thông tin. Những yếu tố nào trong tổ chức có ý nghĩa quyết định đến hệ thống thông tin trong tổ chức.
GIẢI THÍCH CÁCH QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH MỘT TỔ CHỨC QUA HỆ THỐNG THÔNG TIN
Ví dụ : Hoạt động của văn phòng UBND thành phố Hà Nội
Hoạt động của tổ chức này rất đặc thù, nó đóng vai trò là đầu mối thông tin, mọi thông tin hoạt động của UBND đều phải qua tổ chức này. Văn phòng của UBND có nhiệm vụ: Soạn thảo các văn bản quản lý Nhà nước, lưu trữ văn bản hồ sơ, tư vấn cho lãnh đạo UBND, sắp xếp lên lịch cho các hoạt động của lãnh đạo UBND… Nhưng chức năng quan trọng nhất vẫn là nhận thông tin từ bên ngoài vào, xử lý thông tin sơ bộ và báo cáo lãnh đạo, nhận thông tin chỉ đạo của lãnh đạo để gửi tới các cá nhân tổ chức có liên quan.
Để thực hiện chức năng đó, Văn phòng phải thông qua hệ thống thông tin trong quản lý hành chính, đó là: Các cán bộ công nhân viên trrong văn phòng, hệ thống máy tính, các thiết bị văn phòng khác, mạng nội bộ ( LAN), các phầm mềm ứng dụng và các CSDL của nội bộ cơ quan và của quốc gia.
Ví dụ: Khi văn phòng nhận được công văn từ một quận, huyện trong thành phố thì công văn được chuyển tới nhân viên văn phòng nhận công văn . Sau đó nhân viên văn phòng kiểm tra nôi dung chính của công văn, xác định những văn bản liên quan đến nội dung của công văn trong kho dữ liệu.Từ đó nhân viên văn phòng lên lịch để baó cáo lãnh đạo thành phố. Sau khi lãnh đạo thành phố xem xét công văn đó xong và cho ý kiến trẳ lời thì Văn phòng tiến hành soạn thảo công văn trả lời. Sau đó sẽ trình cho lãnh đạo kiểm tra và ký thì bộ phận văn thư sẽ đóng dấu và lưu trữ một bản và gửi đến cơ quan yêu cầu.Tất cả quá trình trên có thể do một cán bộ văn phòng làm.
YẾU TỐ CÓ Ý NGHĨA QUYẾT ĐỊNH ĐẾN HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC
Yếu tố có ý nghĩa quyết định đến hệ thống thông tin trong tổ chức là yếu tố cong người. Vì mọi hoạt động của tổ chức đều do CBNV của tổ chức đó thực hiện. Và việc hoat động có hiệu quả hay không phụ thuộc vào trình độ, năng lực, tinh thần làm việc của CBNV trong tổ chức đó. Máy móc trang thiết bị có hiện đại đến đâu đi nữa mà con người không thể vận hành được thì máy móc đó cũng trở nên vô nghĩa.
Do vậy việc quan tâm đào tạo nguồn nhân lực là một công việc quan trọng và cấp thiết vì phần lớn CBNV trong các tổ chức hiện nay chưa đáp ứng được nhu cầu mà công việc yêu cầu. Giải quyết được vấn đề đó thì mới có thể phát triển hệ thống thông tin quản lý Nhà nước.
Câu 9: Khái niệm hệ thống thông tin quản lý. Giới thiệu một hệ thống thông tin quản lý trong khu vực công. Trình bày cách thức điều chỉnh hoạt động của một tổ chức thông tin thông qua hệ thống thông tin quản lý.
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Là một cấu trúc hợp nhất các CSDL và các dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, lưu trữ, truyền dẫn và phân tích thông tin,thông qua nhiều cấp có các nhóm thành thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý.
MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KHU VỰC CÔNG
Mạng tin học diện rộng của Chính Phủ
Mạng tin học diện của Chính Phủ được xây dựng theo Quyết định số 280/TTg ngày 29 tháng 4 năm 1997 của Thủ tướng Chính Phủ. Được thiết kế và xây dựng theo kiến trúc phân cấp của các cơ quan hành chính nhà nước và được chia theo các mức:
• Mức A: Cấp Chính Phủ
• Mức B : Cấp Bộ, tỉnh
• Mức C : Cấp Sở, ban ngành, huyện ,thành hoặc Cục, đơn vị trực thuộc Bộ
• Mức D : Cấp xã, phường
Tại mức A và B sẽ hình thành các trung tâm tích hợp CSDL
SƠ ĐỒ KIẾN TRÚC CÁC MỨC CỦA MẠNG TIN HỌC DIỆN RỘNG CỦA CHÍNH PHỦ
Các đơn vị hành chính cấp Bộ, ngành, cấp tỉnh sẽ liên kết với nhau qua mạng tin học diện rộng của Chính Phủ thông qua trung tâm tin học đặt tại Văn phòng Chính Phủ.
Các đơn vị hành chính cấp Tỉnh sẽ liên kết với nhau qua trung tâm mạng tin học diện rộng của Tỉnh đặt tại Văn phòng UBND và HĐND.
Các đơn vị hành chính thuộc Bộ, nghành trực thuộc Tỉnh liên hệ với Bộ thông qua mạng diện rộng của Tỉnh và của Chính phủ( Minh họa bằng sơ đồ sau):
SƠ ĐỒ LIÊN KẾT CÁC SỞ BAN NGHÀNH VỚI CÁC BỘ, NGÀNH QUA CPNET
Mạng Tin học diện rộng của Chính Phủ ( CP NET) đã được thiết kế theo kiến trúc chung của hệ thống tin học hóa quản lý hành chính nhà nước bao gồm:
1. Một trục truyền thông Bắc- Nam với tốc độ đường truyền 64KB kiểu X25
2. 34 đường ISDN nối 34 cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ với Văn phòng chính phủ.
3. Kết nối 63 Văn phòng HĐND, UBND cấp tỉnh với mạng CPNET nhiều UBND đã mở rộng mạng của Chính Phủ xuống đến các cơ quan cấp Sở, ban, ngành ,huyện, thị, xã, phường ( Theo đề án số 112/2002/QĐ-CP về phê duyệt đề án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2005).
Mạng CPNET đã là cơ sở hạ tầng kỹ thuật của hệ thống tin hộc hoa quản lý hành chính nhà nước và để vận hành mạng này thì các cán bộ nhân viên kỹ thuạt trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương, các bộ, nghành…
Cùng với hệ thống CSDL quốc gia của các địa phương được tích hợp lên mạng diện rộng của chính phủ.
CÁCH THỨC ĐIỀU CHỈNH HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT TỔ CHỨC THÔNG QUA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LY
Hoạt động của các tổ chức được điều chỉnh theo hướng ngày càng đa dạng về hình thức, khoa học về thủ tục và nhanh chóng.
Trước kia khi hệ thống thông tin, truyền thông chưa phát triển, người dân muốn đưa ra các câu hỏi cho Thủ tướng Chính Phủ thì phải viết thư, hoặc đến tận Văn phòng Chính Phủ rất lâu và khó khăn. Nhưng ngày nay người dân có thể hỏi và nhận câu trả lời của Thủ tướng ngay tại nhà mình. Thủ tướng có thể tiếp xúc với nhân dân ngay tại Văn phòng chính phủ. Như vậy công việc tiếp dân có sự thay đổi về hình thức do đó hoạt động của các cán bộ công chức có sự thay đổi theo.
Trước đây văn bản chủ yếu phải viết bằng tay hay soạn thảo trên máy chữ. Chưa có quy định chuẩn về thể thức trình bày văn bản như ngày nay.
Tóm lại cách thức điều chỉnh hoạt đọng của tổ chức thông qua hệ thống thông tin quản lý theo hướng áp dụng khoa học công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý và tác nghiệp một cách hiệu lực và hiệu quả nhất.
Câu 10 : Những yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin quản lý? Mô tả hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống thông tin quản lý.
NHỮNG YẾU TỐ CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ:
Hệ thống thông tin quản lý: Là một cấu trúc hợp nhất các CSDL và các dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, lưu trữ, truyền dẫn và phân tích thông tin, thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý.
SƠ ĐỒ CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1. Con người: Là các cán bộ công chức nhà nước, các cán bộ nhân viên kỹ thuật trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong hệ thống thông tin quản lý, nếu không có yếu tố này thì hệ thống thông tin sẽ không luân chuyển được.
2. Máy tính và các thiết bị kỹ thuật: Nó thuộc cơ sở vật chất kỹ thuật cho hệ thống thông tin quản lý. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã góp phần làm cho việc xử lý thông tin ngày càng nhanh chóng, chính xác, an toàn.
3. Phầm mền: Là các trương trình ứng dụng được viết dưới dạng một ngôn ngữ nhất định đó là phương pháp xử lý thông tin theo cách nào đó.
4. Thủ tục: Là trình tự các bước vận hành và sử dụng hệ thống thông tin quản lý thủ tục được pháp luật quy định.
5. Dữ liệu: là các vật chất chứa thông tin. Trong hệ thống thông tin quản lý có các kho dữ liệu và CSDL ở cấp quốc gia, địa phương, bộ ngành và nội bộ cơ quan.
MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC THÔNG QUA HỆ HỐNG THÔNG TIN QỦAN LÝ
Ví dụ: Hoạt động của Sở giáo dục và đào tạo tỉnh Quảng Ninh thông qua hệ thống thông tin quản lý.
Sở giáo dục và đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thuộc sự chỉ đạo và điều hành về chuyên nghành của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Sở giáo dục và đào tạo thực hiện chức năng quản lý về giáo dục và đào tạo trong tỉnh Quảng Ninh. Giám đốc Sở giáo dục và đào tạo quản lý và chịu trách nhiệm về hoạt đọng của cơ quan mình. Hoạt động của cơ quan dựa trên cơ sở chức năng nhiệm vụ quyền hạn được quy định trong các văn bản nhà nước được lưu trữ trong các CSDL của quốc gia và của tỉnh. Trong Sở giáo dục và đào tạo có bộ phận trung tâm thông tin, nhận thông tin chỉ đạo từ Bộ Giáo dục và Đào tạo, của UBND Tỉnh và báo cáo lên các cơ quan này nhận thông tin từ các cơ quan có cùng chức năng nhiệm vụ từ các cấp Quận, huyện, các phòng ban và đưa ra thông tin chỉ đạo về chuyên nghành, lĩnh vực mình quản lý.
Sở giáo dục và đào tạo có xây dựng CSDL riêng cho mình , đó là những số liệu thống kê về tình hình giáo dục trong tỉnh. Những hồ sơ về giáo dục và đào tạo những văn bản mà sở dùng để giao dịch trao đổi thông tin những văn bản do sở ban hành sau đó tích hợp lên hệ thống CSDL quốc gia và của tỉnh.
Câu 11: Anh ( chị ) hiểu thế nào là hệ thống thông tin quản lý. Thế nào là hệ thống thông tin quản lý mang tính phát triển.
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Hệ thống thông tin quản lý: Là một cấu trúc hợp nhất các CSDL và các dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, lưu trữ, truyền dẫn và phân tích thông tin, thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý.
Trong hoạt động quản lý Nhà nước, quá trình quản lý có thể chia ra làm 3 hệ thống:
Như vậy hệ thống thông tin quản lý được hiểu như là một thực thể bao gồm 5 yếu tố: con người, máy tính, phầm mềm, thủ tục, dữ liệu. Tất cả 5 yếu tố này kết hợp với nhau để vận hành thông tin quản lý luân chuyển liên tục như một chu trình khép kín trong nhiều mối liên hệ không chỉ giữa hệ thống điều hành với hệ thống thừa hành mà còn giữa hệ thống thừa hành với nhau, giữa các hệ thống điều hành với nhau.
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MANG TÍNH PHÁT TRIỂN
Được hiểu là hệ thống thông tin quản lý ngày càng đáp ứng yêu cầu của quản lý nhà nước. Sử dụng hệ thống thông tin quản lý khoa học làm cho hiệu lực và hiệu quả quản lý ngày càng cao. Theo đó trong hệ thống thông tin quản lý phát triển cong người, CBCC ngày càng nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ làm chủ được các phương tiện kỹ thuật hiện đại trong quản lý, nâng cao đạo đức công vụ.
Hệ thống máy tính và thiết bị Văn phòng ngày càng được trang bị hiện đại và rộng khắp xuống cơ sở, các quy định thủ tục ngày càng khao học, tinh gọn các kho dữ liệu được xây dựng mở rộng trên hiều lĩnh vực khác nhau và mang tính chuẩn hóa cao thuận tiện và an toàn. Công nghệ phầm mềm ứng dụng ngày càng phát triển, xử lý được nhiều thông tin phức tạp.
Câu 12: Anh (chị) hiểu thế nào về tin học hóa quản lý hành chính nhà nước. Để thực hiện tin học hóa quản lý hành chính nhà nước cần giải quyết những vấn đề gì?
TIN HỌC HÓA QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Tin học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu việc thu thập thông tin, qunar lý thông tin, xử lý thông tin và truyền nhận thông tin theo cách nào đó nhằm đạt được ở mức độ tốt nhất mục tiêu đặt ra từ trước của con người.
Tin học hóa là việc tổ chức thông tin, quản lý thông tin và khai thác thông tin theo hướng tự động hóa.
Tin học hóa quản lý Hành chính nhà nước là việc ứng dụng tin học vào quản lý hành chính nhà nước theo hướng tự động hóa. Theo đó việc thu thập thông tin, quản lý thông tin, xử lý thông tin và truyền nhận thông tin quản lý theo hướng tự động dựa trên sự phát triển của công nghệ thông tin nhằm rút ngắn khoảng cách giữa các cơ quan hành chính nhà nước với tổ chức và công dân, rút ngắn các thủ tục hành chính.
ĐỂ THỰC HIỆN TIN HỌC HÓA QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯƠC CẦN GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ:
• Xây dựng các quy định pháp luật về công nghệ thông tin.
• Xây dựng các đề án về công nghệ thông tin:
• Đề án đào tạo cán bộ công chức nhà nước về hành chính nhà nước.
• Đề án xây dựng hệ thống các CSDL quốc gia và hệ thống các CSDL chuyên ngành phục vụ tin học hóa quản lý điều hành.
• Đưa ra những chính sách thúc đẩy phát triển.
Câu 13: Quan điểm chủ trương của Đảng và Nhà nước về vấn đề tin học hóa quản lý hành chính nhà nước. Trình bày một số hệ thống tin học hóa của các cơ quan hành chính nhà nước.
QUAN ĐIỂM CHỦ TRƯƠNG CỦA ĐẢNG VÀ NHÀ NƯỚC VỀ TIN HỌC HÓA QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC .
Nghị quyết của Chính phủ số 49/CP ngày 4 tháng 8 năm 1993 về phát triển công nghệ thông tin ở nước ta những năm 90 và quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 221/TTg ngày 7 tháng 4 năm 1995 đã xác định quản lý nhà nước là lĩnh vực ưu tiên hàng đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, theo đó chương trình tin học hóa quản lý nhà nước đã được Chính Phủ quyết định đầu tư bước đầu trong khuôn khoor chương trình quốc gia về công nghệ thông tin giai đoạn 1996- 1998 trong đó có cả dự án đầu tư mạng tin học diện rộng của Chính phủ.
Chỉ thị số 58/CT-TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Bộ chính trị, Ban chấp hành trung ương Đảng khóa 8 đã nêu nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin đối với các cơ quan Đảng và nhà nước giai đoạn 2001-2005 như sau: “ các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị- xã hội đi đầu trong việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi hoạt động theo phương châm bảo đảm tiết kiệm, thiết thực, hiệu quả và lâu dài. Tin học hóa hoạt động của cơ quan Đảng và Nhà nước là bộ phận hữu cơ quan trọng của cải cách nền hành chính quóc gia, là nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng xuất chất lượng hiệu quả. Các cấp ủy, tổ chức Đảng chỉ đạo khẩn trương xây dựng các hệ thống thông tin cần thiết phục vụ sự lãnh đạo của Đảng , quản lý của Nhà nước. Sớm hoàn thiện và thường xuyên nâng cấp mạng thông tin diện rộng của Đảng và Chính phủ. Bảo đảm đến năm 2005 về cơ bản xây dựng và đưa vào sử dụng hệ thống thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ”.
Quyết định của Chính phủ về việc ký hiệp định khung E-ASEAN ( ASEAN điện tử) tại hội nghị cấp cao không chính thức lần thứ 4 tại Singapore ngày 24 tháng 4 năm 2000 trong đó theo điều 3 và điều 9 “ Việt Nam cam kết thực hiện mục tiêu xây dựng Chính Phủ điện tử”.
MỘT SỐ HỆ THỐNG THÔNG TIN TIN HỌC HÓA CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC.
Chính phủ điện tử là môi trường thuận lợi cho Chính phủ truyền thông , điều hành và quản lý nhà nước một cách hiệu quả nhất.
Chính phủ điện tủ là Chính phủ “ thân thiện” với người dân, sủ dụng CNTT vào trong việc giải quyết các thủ tục hành chính của Chính phủ, cho phép người dân được giao dịch, giao tiếp với các cơ quan công quyền thông qua phương tiện điên tử là Internet, điên thoại di động, truyền hình trực tuyến…
Chính phủ điện tử bảo đảm thông tin 2 chiều thông suốt. Việc triển khai xây dựng Chính Phủ điện tử là một bước tiến lớn trong việc tin học hóa quản lý hành chính nhà nước.
Các dự án cụ thể như:
1. Dự án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước của các Bộ cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
2. Dự án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước của các UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ.
3. Dự án xây dựng CSDL quốc gia và dự án xây dựng CSDL chuyên ngành phục vụ tin học hóa quản lý hành chính nhà nước.
4. Dự án nâng cấp mạng tin học diện rộng của Chính phủ ( CPNET ).
Câu 14: Những nguyên tắc hiện đại hóa quản lý hành chính nhà nước thông qua chương trình tin học hóa quản lí Hành chính Nhà nước? Để thực hiện thành công chương trình tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước cần giải quyết những vấn đề gì?
NHỮNG NGUYÊN TẮC HIỆN ĐẠI QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THÔNG QUA CHƯƠNG TRÌNH TIN HỌC HÓA QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC:
1. Nguyên tắc hỗ trợ cho nghiệp vụ: các dự án phải phù hợp và hoox trợ cho các định hướng và ưu tiên của nghiệp vụ.Các dự án CNTT được thực hiện nhằm hỗ trợ tốt cho chức năng nghiệp vụ .Nhà lãnh đạo, người quản lý dự án phải đảm bảo hệ thống vận hành sẽ đạt được mục tiêu và đem lại lợi ích mong muốn.
2. Nguyên tắc trách nhiệm: Phải thiết lập được trách nhiệm rõ ràng.Việc quyết định trách nhiệm rõ ràng sẽ dễ dàng truy cứu trách nhiệm khi không hoàn thành nhiệm vụ được giao.Mặt khác các dự án thường là lớn, liên quan đến việc nhiều đối tượng nếu không có sự rõ ràng thì sẽ ảnh hưởng đến kết quả chung.
3. Nguyên tắc quy chế thống nhất cho người quản lý dự án: Những người quản lý dự án thông tin và CNTT cần được phát triển và làm việc trong một quy chế thống nhất. Người quản lý dự án đóng vai trò then chốt cho việc thực hiện thành công dự án và đạt được lợi ích mong muốn. Do đó người quản lý dự án phải được đào tạo phù hợp, có kỹ năng và kinh nghiệm để quản lý toàn bộ dự án và các rủi ro, đơn vị chủ quản cần phải có khả năng dựa vào người này để khai thác thông tin về dự án.
4. Nguyên tắc quản lý rủi ro: Các quyết định quản lý dự án thông tin và CNTT phải được xây dựng trên cơ sở quản lý rủi ro. Phải dự trù được rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện dự án.Khi đó nhà quản lý không bị động. Quản lý rủi ro là việc xác định và giải quyết tất cả các mối đe dọa với việc thành công của dự án.
ĐỂ THỰC HIỆN THÀNH CÔNG CHƯƠNG TRÌNH TIN HỌC HÓA QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC CẦN GIẢI QUYẾT NHỮNG VẦN ĐÈ SAU:
1. Tin học hóa quản lí Hành chính Nhà nước là công việc phức tạp vì dựa trên cơ sở công nghệ cao và liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu,tổ chức và thẩm quyền của các cơ quan Hành chính Nhà nước, đến quá trình cải cách Hành chính, đòi hỏi tính thống nhất cao trong toàn hệ thống Hành chính Nhà nước. Do đó, phải có bộ phận tin học chuyên trách chịu trách nhiệm điều phối thống nhất công việc tin học hóa.
2. Không thể coi tin học hóa hệ thống thông tin quản lý Hành chính Nhà nước là công việc dịch vụ đơn thuần, mà đó chính là quá trình tạo dữ liệu thông tin điện tử nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác điều hành, là chìa khóa để cải cách hành chính. Quá trình tin học hóa đến nay mới chỉ bắt đầu và còn kéo dài trong nhiều năm. Vì vậy, không thể xếp nó vào loại hình công việc sự vụ thường xuyên và theo đó, áp dụng quy chế bảo đảm kinh phí như đối với loại công việc sự vụ thường xuyên.
3. Đầu tư cho công tác tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước còn quá ít so với đầu tư cho các hệ thống thông tin hóa nghiệp vụ của các ngành ngân hàng, tài chính, hàng không….Vì vậy phải đầu tư ở mức độ đủ để đảm bảo cho hệ thống hoạt động đồng bộ.
4. Coi trọng công tác đào tạo tin học cho đội ngũ cán bộ, công chức trong các cơ quan Hành chính Nhà nước. Hệ thống dù có xây dựn tốt đến đâu về công nghệ vẫn không thể vận hành tốt nếu chính cán bộ, công chức, người làm việc trong hệ thống Hành chính chưa biết vận hành máy tính và chưa có kỷ luật vận hành máy tính.
5. Coi trọng việc xây dựng kho dữ liệu , đặc biệt là các kho dữ liệu quốc gia và các kho dữ liệu chuyên ngành, lãnh thổ, có cơ chế quản lý tin học hóa để tăng cường giám sát, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tin học hóa với tư cách là một bộ phận của kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội.
6. Phải có biện pháp về tổ chức, về cán bộ đối với các đơn vị làm công tác tin học trong các cơ quan Hành chính theo một quy chế thống nhất, vì không có tổ chức thống nhất thì không thể xây dựng được hệ thống thống nhất.
Tin học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu việc thu thạp thông tin, quản lý thông tin, xử lý thông tin, truyền và nhận thông tin theo cách nào đó nhằm đạt được ở mức độ tốt nhất mục tiêu đạt ra từ trước của con người.
Như vậy thông tin là chất liệu cơ bản của tin học, thong tin tồn tại trong thực tiễn với rất nhiều hình thức khác nhau, dạng khác nhau và nó được hiểu theo nghĩa: Thông tin là tất cả những gì có thể giúp con người hiểu được đối tượng mà mình quan tâm. Do đó con người luôn cần đến thông tin để tồn tại và cải tạo thế giới. Ngành khoa học tin học muốn phát triển phải có nguồn thông tin. Thông tin đơn giản nhất đó là số liệu, là dữ liệu, chi tiết có liên quan đến sự vật, sự việc, hiện tượng.
Dữ liệu (vật liệu thô chứa thông tin) được lưu trong các kho dữ liệu với nhiều dạng khác nhau như: âm thanh, hình ảnh, kí hiệu, trong quản lý nhà nước chủ yếu ở dạng kí tự, chữ viết và công thức trên các văn bản. Bên cạnh đó còn được tích hợp trên máy tính và mạng diện rộng của Chính phủ.
Cơ sở dữ liệu (viết tắt CSDL; tiếng Anh là database) được hiểu theo cách định nghĩa kiểu kĩ thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường dùng trong công nghệ thông tin và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như đĩa hay băng. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
CÔNG DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Cơ sở dữ liệu trong quản lý hành chính nhà nước là các kho thông tin phục vụ quản lý , điều hành của chính phủ, bảo đảm cung cấp nhanh chóng, kịp thời các thông tin cần thiết về kinh tế, văn hóa, xã hội, hỗ trợ các cơ quan quản lý nhà nước ban hành các quyết định quản lý, điều hành.
Giai đoạn 1996-1998, Nhà nước ta đầu tư cho 6 cơ sở dữ liệu quốc gia và giao cho 6 cơ quan quản lý và phát triển các cơ sở dữ liệu này.
Giai đoạn 2001-2005 tiếp tục thực hiện dự án khả thi của các cơ sở dữ liệu quốc gia đã được phê duyệt và một số cơ sở dữ liệu quốc gia mới, bao gồm:
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về kinh tế- xã hội.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về hệ thồng văn bản quy phạm pháp luật.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về cán bộ công thức.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về tài nguyên đất.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về tài chính.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về thông tin xuất nhập khẩu.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về giao dịch bảo đảm.
Các cơ sở dữ liệu quốc gia trên ngoài chức năng phục vụ các hoạt động quản lý điều hành của nhà nước còn phục vụ cho các doanh nghiệp và nhân dân nhằm tạo điều kiện cho các hoạt động sản xuất, nghiên cứu và phát triển kinh té - xã hội.
Như vậy cơ sở dữ liệu được coi là tài nguyên thông tin của quốc. Nó có vai trò vô cùng quan trọng trong sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước.
CÁCH THIẾT LẬP CSDL TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC:
Theo yêu cầu thông tin để thực hiện nhiệm vụ quản lý trong mỗi hệ thông tổ chức, tin học hóa được thực hiện từ các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và ủy ban nhân dân cấp tỉnh.Tại cấp trên của Bộ, cơ quan ngang bộ, tỉnh sẽ hình thành một trung tâm tích hợp cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi mình phụ trách.
Trung tâm này không phải là nơi cập nhật, lưu trữ các dữ liệu điều hành, mà là nơi liên kết các cơ sở dữ liệu tác nghiệp của các đơn vị trong từng hệ thống. Trung tâm có chức năng cung cấp, chia sẻ thông tin chung, tuyền các mệnh lệnh quản lý thông qua
các văn bản quy phạm pháp luật, công văn hành chính của các cấp hành chính có thẩm quyền.
Trung tâm tích hợp cơ sở dữ liệu của mỗi hệ thống quan hệ với trung tâm tích hợp cơ sở dữ liệu của hệ thống khác theo kiểu quan hệ ngang hàng thông qua trung tâm tích hợp CSDL của chính phủ.
Như vậy, Trung tâm tích hợp cơ sở dữ liệu sẽ hình thành tai các cấp sau:
Cấp Chính phủ: Trung tâm tích hợp CSDL đặt tại trung tâm mạng tin học diện rộng của Chính phủ.Trung tâm này có chức năng, nhiệm vụ liên kết cơ sở dữ liệu của các Bộ cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ, UBND cấp tỉnh. Nhằm chia sẻ thông tin giữa các cơ quan , đơn vị này, nhằm phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng và các cơ quan hành chính nhà nước cấp Bộ, tỉnh. Trung tâm tích hợp CSDL cấp Chính phủ cung cấp hạ tầng truyền thông chung giưã các Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh thông qua mạng tin học diện rộng của chính phủ.
Cấp Bộ: Trung tâm tích hợp CSDL đặt tại Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ. Liên kết các CSDL điều hành của Bộ, kể cả các đơn vị chịu sự chỉ đạo của Bộ. Ngoài ra nó còn cung cấp, chia sẻ thông tin giữa các đơn vị trong Bộ qua trung tâm tích hợp CSDL của chính phủ.
Cấp Tỉnh: Trung tâm tích hợp CSDL đặt tại Văn phòng HĐND và UBND tỉnh có chức năng liên kết CSDL tác nghiệp của các sở, ban, ngành, quận, huyện…chia sẻ thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND cấp tỉnh và các đơn vị trong tỉnh. Trung tâm CSDL của tinh cung cấp hạ tầng tuyền thông chung giữa các sở, ban, ngành, quận, huyện… thông qua mạng tin học diện rộng của tỉnh.
CSDL trong quản lý nhà nước được thiết lập theo hệ thông thứ bậc dựa trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan. Và được tích hợp vào CSDL chung của quốc gia.
Các cách sắp xếp dữ liệu:
• Sắp xếp dữ liệu theo lĩnh vực ,ngành như: kinh tế, văn hóa, văn hóa…
• Sắp xếp dữ liệu theo đối tượng quản lý: cán bộ công chức, dân cư, tài nguyên…
• Sắp xếp dữ liệu theo tính chất pháp lý: văn bản pháp luật, văn bản pháp quy…
• Sắp xếp dữ liệu theo lãnh thổ: Tỉnh Quảng Ninh, Hồ Chí Minh, Hải Phòng… Quận Cầu Giấy, huyện Đông Anh….
• Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tên gọi.
VÍ DỤ VỀ MỘT CƠ SỞ DỮ LIỆU CỤ THỂ:
Cơ sở dữ liệu về luật dân sự
CSDL về Bộ Luật Dân sự của nước CHXHCN Việt Nam được tích hợp trên mạng diện rộng của Chính phủ (www.chinhphu.vn), qua đó mọi cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước có thể truy cập và khai thác miễn phí các văn bản, các điều luật, các quy định…trong bộ luật. Bên cạnh đó cơ sở dữ liệu này con ghi nhớ ngày tháng năm ban hành, sửa đổi và bổ xung, chủ thể ban hành,các lĩnh vực được ban hành…để các cá nhân và tổ chức trong và ngoài nước dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.
Câu 2: Trình bày công dụng của mạng LAN trong hoạt động của một cơ quan. Khái niệm cơ sở dữ liệu. Nêu tên một số cơ sở dữ liệu thường được xây dựng và sử dụng trong một cơ quan quản lý hành chính nhà nước.
CÔNG DỤNG CỦA MẠNG LAN
LAN (viết tắt từ tên tiếng Anh Local Area Network, "mạng máy tính cục bộ") là một hệ thống mạng dùng để kết nối các máy tính trong một phạm vi nhỏ (nhà ở, phòng làm việc, trường học, …). Các máy tính trong mạng LAN có thể chia sẻ tài nguyên với nhau, mà điển hình là chia sẻ tập tin, máy in, máy quét và một số thiết bị khác.
Một mạng LAN tối thiểu cần có máy chủ (server), các thiết bị ghép nối (Repeater, Hub, Switch, Bridge), máy tính con (client), card mạng (Network Interface Card – NIC) và dây cáp (cable) để kết nối các máy tính lại với nhau. Trong thời đại của hệ điều hành MS-DOS, máy chủ mạng LAN thường sử dụng phần mềm Novell NetWare, tuy nhiên điều này đã trở nên lỗi thời hơn sau khi Windows NT và Windows for Workgroups xuất hiện. Ngày nay hầu hết máy chủ sử dụng hệ điều hành Windows, và tốc độ mạng LAN có thể lên đến 10 Mbps, 100 Mbps hay thậm chí là 1 Gbps.
Một hình thức khác của LAN là WAN (Wide Area Network). Có nghĩa là mạng diện rộng. Dùng để nối các LAN lại với nhau (thông qua router).
Một hình thức khác nữa của mạng LAN, mới xuất hiện trong những năm gần đây là WLAN (Wireless LAN) – mạng LAN không dây.
Mạng LAN là mạng cục bộ và ra đời đáp ứng được nhu cầu của các cơ quan bởi đặc trưng và ưu điểm của nó:
Về mặt địa lý : mạng LAN có phạm vi tương đối nhỏ, thường được lắp đặt trong một tòa nhà, một cơ quan…. Phạm vi nối các máy tính từ vài mét đến vài chục km. Trong thực tế các cơ quan thường đóng trong một tòa nhà, một khu vực , hay một địa điểm nào đó…
Về tốc độ đường truyền: Mạng LAN có tốc độ đường truyền thường cao hơn mạng diện rộng khoảng 100 Mb/s với tóc đọ dường truyền như vậy có thể tải các dữ liệu với dung lượng lớn trong thời gian ngắn và an toàn rất phù hợp với những cơ quan cần trao đổi thông tin giữa các bộ phận nhiều và nhanh.
Về độ tin cậy: mạng LAN có tỷ suất lỗi rất thấp so với mạng diện rộng .
Về đặc trưng quản lý: do là mạng cục bộ, là chủ sở hữu riêng của từng cơ quan nên việc quản lý vâ khai thác mạng hoàn toàn tập trung thống nhất. Trong máy chủ chứa những thông tin của nội bộ cơ quan nên từ sự quản lý của máy chủ có thể jtaoj nên sự thống nhất trong quản lý.
Mạng LAN có nhiều loại khác nhau, mỗi loại có ưu, nhược điểm khác nhau tùy vào điều kiện cụ thể của từng cơ quan mà lựa chon hinh trạng sao cho tối ưu nhất.
o Đối với hình trạng Star (sao):
Ưu điểm: láp đặt đơn giản, dễ dàng cấu hình lại, dễ kiểm soát và khắc phục sự cố. Tận dụng tối đa tốc độ đường truyền.
Nhược điểm: độ dài và đường truyền một trạm với trung tâm bị giới hạn trong vòng 100m và khá tốn dây.
o Đối với hình trạng Ring (vòng):
Hình trạng này có Ưu, nhược điểm tương tự dạng Star. Nhưng giao thức của nó khá phức tạp, điều khiển việc cấp phát quyền được truyền dữ liệu trên vòng cho các trạm có nhu cầu.
o Đối với dạng Bus (cây):
Ưu điểm: ít tốn dây dễ lắp đặt, đường trục thông tin chính có chiều dài lớn, áp dụng cho các khu công nghiệp, khu sản xuất lớn…
Nhược điểm: tốc độ truyền chậm, nếu có sự cố trên đường trục chính sẽ ảnh hưởng đến toàm hệ thống và khó tìm ra chỗ bị lỗi. Và yêu cầu phải có giao thức để quản lý truy cập đường truyền.
KHÁI NIỆM VỀ CSDL
(Tương tự câu 01).
MỘT SỐ CSDL THƯỜNG ĐƯỢC XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG TRONG MỘT CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC:
Ví dụ cụ thể trong cơ quan: UBND thành phố Hà Nội
Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ được giao và để phục vụ hoạt động quản lý trên địa bàn thành phố thì UBND thành phố đã xây dựng một số cơ sở dữ liệu:
Xây dựng hệ thống các văn bản do chính quyền thành phố ban hành và lưu trữ tại Văn thư lưu trữ sau đó các văn bản này được tích hợp lên mạng diện rộng của thành phố Hà Nội.
Lập hệ thống quản lý các văn bản hành chính, hồ sơ của cán bộ công nhân viên chức trong thành phố bằng công nghệ thông tin và do Sở Nội Vụ quản lý.
Xây dựng kho tài liệu trực tuyến về các tài liệu, số liệu thống kê trong các lĩnh vực: tài nguyên môi trường, kinh tế. chính trị, văn hóa- xã hội…
UBND thành phố đã sử dụng các CSDL như:
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về kinh tế- xã hội.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về hệ thồng văn bản quy phạm pháp luật.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về cán bộ công thức.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về tài nguyên đất.
• Cơ sơ dữ liệu quốc gia về tài chính.
Câu 3: Tại sao nói : “Trong quản lý, thông tin vừa là nguyên liệu, vừa là san phẩm” .Minh họa bằng một hoạt động quản lý thuộc khu vực công.
CHU TRÌNH SỬ LÝ THÔNG TIN
Theo chu trình sử lý thông tin chung, mọi thông tin được đem vào xử lý được gọi là thông tin đầu vào hay nói cách khác thông tin vào là nguyên liệu cho cả chu trình xử lý. Kết quả là cho ra một sản phẩm là thông tin đã được xử lý gọi là thông tin đầu ra.
Trong hoạt động quản lý, thông tin được xử lý ở nhiều khâu, nhiều tầng, nhiều cấp khác nhau do đó cùng một thông tin có thể là vừa là thông tin đầu vào của quá trình này vừa là thông tin đầu ra của quá trình khác hay nói cách khác nó vừa là nguyên liệu vừa là sản phẩm.
Ví dụ : UBND thành phố Hà Nội gửi công văn tới các quận, huyện trong thành phố về công tác phòng chống dịch sốt xuất huyết .
Như vậy công văn đó chính là văn bản chứa thông tin đã được xử lý nó là sản phẩm của UBND thành phố Hà Nội Nhưng nó lại là nguyên liệu đối với các phường, xã vì khi nhận được công văn này thì các UBND các quận, huyện sẽ phân tích các thông tin có trong công văn của thành phố và đề ra các phương án để thực hiện nội dung trong công văn đó một cách xuất sắc nhất.
Câu 4: Khái niệm quy trình sử lý thông tin. Minh họa bằng một bài toán quản lý cụ thể thuộc lĩnh vực hành chính công.
Quy trình xử lý thông tin là việc thực hiện các bước như: Thu nhập thông tin, tra cứu thông tin, loại trừ thông tin, xử lý thông tin, lưu trữ và truyền dẫn thông tin.
Thu nhập thông tin là quá trình tiếp nhận thông tin nhằm tập hợp những thông tin cơ sở về đối tượng quản lý.
Tra cứu thông tin là quá trình tra cứu tìm kiếm, chọn lọc thông tin được lưu trữ trong các kho dữ liệu.
• Loại trừ : là việc loại trừ ra các thông tin không chính xác, những thông tin không liên quan đến đối tượng, những thông tin không có thực.
• Xử lý thông tin: Là quá trình chế biến các thông tin đã thu nhập nhằm tạo ra thông tin kết quả. Mỗi loại thông tin đều có cách thức xử lý riêng.
• Lưu trữ thông tin: Thông tin đã có cần được lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu khai thác lần sau.
• Truyền dẫn thông tin: Là quá trình trao đổi và cung cấp thông tin giữa các đối tượng cần thiết thông tin trong hệ thống quản lý, nhằm tạo ra mối liên lạc và phối hợp tác động giữa các tổ chức, cá nhân, giúp cho hệ thống hoạt động đồng bộ, nhịp nhàng.
Ví dụ cụ thể: Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội ra quyết định bổ nhiệm chị A vào nghạch công chức nhà nước.
Để ra được quyết định này, chủ tịch UBND thành phố phải thu nhập thông tin về anh A bao gồm: Lý lịch cá nhân, hoàn cảnh gia đình, hồ sơ dự tuyển( Bao gồm cả kết quả học tập), kết quả sơ tuyển, kết quả đánh giá năng lực và đạo đức trong quá trình tập sự, mối quan hệ với các CBCC khác v.v..
Mặt khác chủ tịch UBND thành phố phải tra cứu các thông tin như: Các quy định của nhà nước về thẩm quyền của mình, các tiêu chuẩn và quy định của nhà nước về CBCC (Tuyển dụng, bổ nhiệm, chế độ đãi ngộ, phân loại…) các quy định về xây dựng và ban hành văn bản v.v…
Sau đó tiến hành phân tích, đối chiếu các loại thông tin mình thu được và kết quả là ký quyết định.
Các tài liệu, hồ sơ của chị A được lưu trữ để quản lý và phục vụ cho các công việc có liên quan khác. Sau khi ký quyết định được lưu trữ tại văn phòng UBND, và được gửi đến các cá nhân, đơn vị liên quan để thi hành quyết định này.
Câu 5: Mối quan hệ giữa quy trình xử lý thông tin với quy trình quản lý. So sánh quy trình xử lý thông tin với quy trình quản lý.
SƠ ĐỒ CHU TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN
SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
Thông tin chỉ đạo
Thông tin phản hồi
Hoạt động quản lý là hoạt động ra quyết định quản lý, các nhà quản lý luôn mong muốn tìm một phương pháp tối ưu cho bài toán quản lý.Do đó thông tin là yếu tố không tách rời trong hoạt động quản lý và tin học được áp dụng vào trong hoạt động quản lý.Quy trình xử lý thông tin và quy trình quản lý có mối quan hệ mật thiết với nhau, gứn bó mật thiết với nhau, gắn bó với nhau, hỗ trợ và bổ sung cho nhau..
Quan sát vào sơ đồ ta thấy sơ đồ luân chuyển thông tin trong quản lý tha thấy có 4 quá trình xử lý thông tin:
o Chủ thể quản lý xử lý thông tin để ra quyết định
o Khách thể quản lý nhận thông tin chỉ đạo và tiến hành xử lý
o Khách thể quản lý nhận thông tin để báo cáo
o Chủ thể quản lý nhận thông tin phản hồi và xử lý
Như vậy thực chất của quá trình quản lý là quá trình xử lý thông tin.Nhưng hoạt động quản lý mang đặc thù riêng nên nó có sự khác biệt:
Quá trình xử lý thông tin là quá trình tuần tự các bước được pháp luật quy định chặt chẽ.
Sản phẩm của quá trình xử lý thông tin là quyết định quản lý.
Thông tin trong quản lý là thông tin 2 chiều, liên tũ và mang tính chất pháp lý.
Câu 6: Trình bày sơ đồ luân chuyển thông tin trong quy trình hoạt động của cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Xác định vai trò của các bước tác nghiệp trong quy trình.Theo Anh(chị) khâu nào thường gặp trục trặc nhất trong quy trình?
SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỌNG CỦA CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC.
Thông tin trong quản lý là thông tin 2 chiều diễn ra liên tục và có hệ thống. Chủ thể quản lý tác động lên khách thể quản lý bằng thông tin chỉ đạo.Khách thể quản lý thực hiện và gửi thông tin phản hồi cho cấp trên xử lý theo sơ đồ sau:
Thông tin chỉ đạo
Thông tin phản hồi
VAI TRÒ CỦA CÁC BƯỚC TÁC NGHIỆP TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN
• Bước ra thông tin chỉ đạo có vai trò:
Giúp cho nhà quản lý có thể truyền đạt ý chí cảu mình tác đọng đến khách thể quản lý nhằm giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó.
Giúp cho khách thể quản lý hiểu được những công việc mình phải làm do cấp trên giao cho, và tiến hành phân công công việc.
• Bước ra thông tin phản hồi có vai trò:
Đưa ra một cách tổng quan về thực trạng, những vướng mắc, mức độ hoàn thành công việc được giao trong khoảng thời gian ngắn nhất. Từ đó cấp tren tiến hành phân tích, xử lý để đưa ra thông tin chỉ đạo mới.
Là căn cứ đánh giá hoạt đọng của khách thể quản lý, đánh giá tính đúng đắn của thông tin chỉ đạo .
Thông tin trong 2 bước này đều được lưu trữ điều đó sẽ giúp cho công tác kiểm tra, giám sát, đổi mới một cách tốt hơn.
KHÂU THƯỜNG GẶP TRỤC TRẶC NHẤT TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN
Trong hoạt của cơ quan quản lý hành chính nhà nước nhà nước hiện nay, ở mỗi hoạt động tác nghiệp vẫn còn những yếu kém nhất định cần khắc phục. Và một trong đó là việc “lưu trữ thông tin trong công tác lưu trữ’.
Công tác văn thư lưu trữ là một hoạt đọng không thể thiếu trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Công tác lưu trữ tạo ra cơ sở dữ liệu sử dụng nhiều lần, là nguồn phục vụ cho các hoạt động khác, moi thông tin 2 chiều trong quản lý đều phải chu chuyển qua văn phòng và được lưu lại.
Thực tế hiện nay công tác văn thư lưu trữ đã và đang không được quan tâm đúng mức. Đội ngũ cán bộ không được đào tạo một cách chính quy và bài bản, cơ sở vật chất còn thô sơ yếu kém nhất là máy móc hỗ trợ công tác nghiệp vụ. Nhiều hồ sơ, văn bản quan trọng bị thất lạc do công tác bảo quản, do sơ xót, gây khó khăn cho công tác quản lý.
Câu 7: Trình bày các loại hệ thống thông tin trong hoạt động của các cơ quan thuộc bộ máy quản lý hành chính nhà nước.
CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN THUỘC BỘ MÁY QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Hệ thống thông tin trong hoạt động của các cơ quan thuộc bộ máy quản lý hành chính nhà nước được thể hiện ở 3 tuyến:
• Tuyến tổng thể: quản lý hành chính nhà nước trên phạm vi toàn quốc.
• Tuyến theo lĩnh vực: quản lý hành chính nhà nước theo ngành, lĩnh vực.
• Tuyến theo lãnh thổ: quản lý hành chính nhà nước theo địa phương.
Hệ thống thông tin toàn quốc, bao gồm từ Chính phủ đến các địa phương, các Bộ, ngành: giúp cho chính phủ điều hành công việc . Bảo đảm mối liên hệ thông suốt trên cả nước. Hệ thống có trách nhiệm bảo lưu thông tin chỉ đạo của Chính phủ xuống các Bộ, ngành và địa phương theo một thể thông nhất và mang tính thông tin cả nước.
Hệ thống thông tin toàn quốc là từ ngân hàng dữ liệu về pháp luật, các VB pháp quy, các số liệu thông kê, lưu trữ trên toàn quốc.
Là trung tâm quản lý, cung cấp và đáp ứng nhu cầu thông tin cho mạng lưới thông tin của cơ quan nhà nước cấp dưới.
SƠ ĐỒ HỆ THỐNG THÔNG TIN TOÀN QUỐC PHỤC VỤ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý ở các địa phương:
Các thông tin thuộc UBND tỉnh, thành phố có chức năng tiếp nhận thông tin từ các cơ sở trực thuộc, xử lý sơ bộ các thông tin theo yêu cầu quy định và truyền đến các cơ sở những thông tn chỉ đạo về tất cả các mặt quản lý nhà nước. Các trung tâm này đóng vai trò chủ đạo cảu hệ thống thông tin địa phương, vừa đóng vai trò cơ sở cho hệ thống thông tin toàn quốc.
Các thành phần trong hệ thống nằm ở các quận, huyện, thị xã, các sở ban ngành… có chức năng thu thập các thông tin hoạt động của cơ sở, sử lý sơ bộ theo yêu cầu quy định, tập hợp và cung cấp các thông tin cho cơ sở theo quy định, thường xuyên và định kỳ báo cáo lên trung tâm, đồng thời nhận thông tin chỉ đạo từ trung tâm về cơ sở.
Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý ở các Bộ, ngành, lĩnh vực:
Hệ thống này bao gồm các trung tâm thông tin trực thuộc hoặc nằm cạnh văn phòng Bộ , ngành. Các thành phần trong hệ thống nằm ở các cơ sở. Do đặc thù của ngành, hệ thống thông tin phục vụ hoạt đọng của bộ đó, đảm bảo mối liên lạc 2 chiều trong nội bộ ngành. Mặt khác còn trao đổi thông tin với các cơ quan quản lý hành chính địa phương để quản lý.
Câu 8: Giải thích cách quản lý và điều hành một tổ chức thông qua hệ thống thông tin. Những yếu tố nào trong tổ chức có ý nghĩa quyết định đến hệ thống thông tin trong tổ chức.
GIẢI THÍCH CÁCH QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH MỘT TỔ CHỨC QUA HỆ THỐNG THÔNG TIN
Ví dụ : Hoạt động của văn phòng UBND thành phố Hà Nội
Hoạt động của tổ chức này rất đặc thù, nó đóng vai trò là đầu mối thông tin, mọi thông tin hoạt động của UBND đều phải qua tổ chức này. Văn phòng của UBND có nhiệm vụ: Soạn thảo các văn bản quản lý Nhà nước, lưu trữ văn bản hồ sơ, tư vấn cho lãnh đạo UBND, sắp xếp lên lịch cho các hoạt động của lãnh đạo UBND… Nhưng chức năng quan trọng nhất vẫn là nhận thông tin từ bên ngoài vào, xử lý thông tin sơ bộ và báo cáo lãnh đạo, nhận thông tin chỉ đạo của lãnh đạo để gửi tới các cá nhân tổ chức có liên quan.
Để thực hiện chức năng đó, Văn phòng phải thông qua hệ thống thông tin trong quản lý hành chính, đó là: Các cán bộ công nhân viên trrong văn phòng, hệ thống máy tính, các thiết bị văn phòng khác, mạng nội bộ ( LAN), các phầm mềm ứng dụng và các CSDL của nội bộ cơ quan và của quốc gia.
Ví dụ: Khi văn phòng nhận được công văn từ một quận, huyện trong thành phố thì công văn được chuyển tới nhân viên văn phòng nhận công văn . Sau đó nhân viên văn phòng kiểm tra nôi dung chính của công văn, xác định những văn bản liên quan đến nội dung của công văn trong kho dữ liệu.Từ đó nhân viên văn phòng lên lịch để baó cáo lãnh đạo thành phố. Sau khi lãnh đạo thành phố xem xét công văn đó xong và cho ý kiến trẳ lời thì Văn phòng tiến hành soạn thảo công văn trả lời. Sau đó sẽ trình cho lãnh đạo kiểm tra và ký thì bộ phận văn thư sẽ đóng dấu và lưu trữ một bản và gửi đến cơ quan yêu cầu.Tất cả quá trình trên có thể do một cán bộ văn phòng làm.
YẾU TỐ CÓ Ý NGHĨA QUYẾT ĐỊNH ĐẾN HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC
Yếu tố có ý nghĩa quyết định đến hệ thống thông tin trong tổ chức là yếu tố cong người. Vì mọi hoạt động của tổ chức đều do CBNV của tổ chức đó thực hiện. Và việc hoat động có hiệu quả hay không phụ thuộc vào trình độ, năng lực, tinh thần làm việc của CBNV trong tổ chức đó. Máy móc trang thiết bị có hiện đại đến đâu đi nữa mà con người không thể vận hành được thì máy móc đó cũng trở nên vô nghĩa.
Do vậy việc quan tâm đào tạo nguồn nhân lực là một công việc quan trọng và cấp thiết vì phần lớn CBNV trong các tổ chức hiện nay chưa đáp ứng được nhu cầu mà công việc yêu cầu. Giải quyết được vấn đề đó thì mới có thể phát triển hệ thống thông tin quản lý Nhà nước.
Câu 9: Khái niệm hệ thống thông tin quản lý. Giới thiệu một hệ thống thông tin quản lý trong khu vực công. Trình bày cách thức điều chỉnh hoạt động của một tổ chức thông tin thông qua hệ thống thông tin quản lý.
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Là một cấu trúc hợp nhất các CSDL và các dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, lưu trữ, truyền dẫn và phân tích thông tin,thông qua nhiều cấp có các nhóm thành thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý.
MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KHU VỰC CÔNG
Mạng tin học diện rộng của Chính Phủ
Mạng tin học diện của Chính Phủ được xây dựng theo Quyết định số 280/TTg ngày 29 tháng 4 năm 1997 của Thủ tướng Chính Phủ. Được thiết kế và xây dựng theo kiến trúc phân cấp của các cơ quan hành chính nhà nước và được chia theo các mức:
• Mức A: Cấp Chính Phủ
• Mức B : Cấp Bộ, tỉnh
• Mức C : Cấp Sở, ban ngành, huyện ,thành hoặc Cục, đơn vị trực thuộc Bộ
• Mức D : Cấp xã, phường
Tại mức A và B sẽ hình thành các trung tâm tích hợp CSDL
SƠ ĐỒ KIẾN TRÚC CÁC MỨC CỦA MẠNG TIN HỌC DIỆN RỘNG CỦA CHÍNH PHỦ
Các đơn vị hành chính cấp Bộ, ngành, cấp tỉnh sẽ liên kết với nhau qua mạng tin học diện rộng của Chính Phủ thông qua trung tâm tin học đặt tại Văn phòng Chính Phủ.
Các đơn vị hành chính cấp Tỉnh sẽ liên kết với nhau qua trung tâm mạng tin học diện rộng của Tỉnh đặt tại Văn phòng UBND và HĐND.
Các đơn vị hành chính thuộc Bộ, nghành trực thuộc Tỉnh liên hệ với Bộ thông qua mạng diện rộng của Tỉnh và của Chính phủ( Minh họa bằng sơ đồ sau):
SƠ ĐỒ LIÊN KẾT CÁC SỞ BAN NGHÀNH VỚI CÁC BỘ, NGÀNH QUA CPNET
Mạng Tin học diện rộng của Chính Phủ ( CP NET) đã được thiết kế theo kiến trúc chung của hệ thống tin học hóa quản lý hành chính nhà nước bao gồm:
1. Một trục truyền thông Bắc- Nam với tốc độ đường truyền 64KB kiểu X25
2. 34 đường ISDN nối 34 cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ với Văn phòng chính phủ.
3. Kết nối 63 Văn phòng HĐND, UBND cấp tỉnh với mạng CPNET nhiều UBND đã mở rộng mạng của Chính Phủ xuống đến các cơ quan cấp Sở, ban, ngành ,huyện, thị, xã, phường ( Theo đề án số 112/2002/QĐ-CP về phê duyệt đề án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2005).
Mạng CPNET đã là cơ sở hạ tầng kỹ thuật của hệ thống tin hộc hoa quản lý hành chính nhà nước và để vận hành mạng này thì các cán bộ nhân viên kỹ thuạt trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương, các bộ, nghành…
Cùng với hệ thống CSDL quốc gia của các địa phương được tích hợp lên mạng diện rộng của chính phủ.
CÁCH THỨC ĐIỀU CHỈNH HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT TỔ CHỨC THÔNG QUA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LY
Hoạt động của các tổ chức được điều chỉnh theo hướng ngày càng đa dạng về hình thức, khoa học về thủ tục và nhanh chóng.
Trước kia khi hệ thống thông tin, truyền thông chưa phát triển, người dân muốn đưa ra các câu hỏi cho Thủ tướng Chính Phủ thì phải viết thư, hoặc đến tận Văn phòng Chính Phủ rất lâu và khó khăn. Nhưng ngày nay người dân có thể hỏi và nhận câu trả lời của Thủ tướng ngay tại nhà mình. Thủ tướng có thể tiếp xúc với nhân dân ngay tại Văn phòng chính phủ. Như vậy công việc tiếp dân có sự thay đổi về hình thức do đó hoạt động của các cán bộ công chức có sự thay đổi theo.
Trước đây văn bản chủ yếu phải viết bằng tay hay soạn thảo trên máy chữ. Chưa có quy định chuẩn về thể thức trình bày văn bản như ngày nay.
Tóm lại cách thức điều chỉnh hoạt đọng của tổ chức thông qua hệ thống thông tin quản lý theo hướng áp dụng khoa học công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý và tác nghiệp một cách hiệu lực và hiệu quả nhất.
Câu 10 : Những yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin quản lý? Mô tả hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống thông tin quản lý.
NHỮNG YẾU TỐ CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ:
Hệ thống thông tin quản lý: Là một cấu trúc hợp nhất các CSDL và các dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, lưu trữ, truyền dẫn và phân tích thông tin, thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý.
SƠ ĐỒ CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1. Con người: Là các cán bộ công chức nhà nước, các cán bộ nhân viên kỹ thuật trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong hệ thống thông tin quản lý, nếu không có yếu tố này thì hệ thống thông tin sẽ không luân chuyển được.
2. Máy tính và các thiết bị kỹ thuật: Nó thuộc cơ sở vật chất kỹ thuật cho hệ thống thông tin quản lý. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã góp phần làm cho việc xử lý thông tin ngày càng nhanh chóng, chính xác, an toàn.
3. Phầm mền: Là các trương trình ứng dụng được viết dưới dạng một ngôn ngữ nhất định đó là phương pháp xử lý thông tin theo cách nào đó.
4. Thủ tục: Là trình tự các bước vận hành và sử dụng hệ thống thông tin quản lý thủ tục được pháp luật quy định.
5. Dữ liệu: là các vật chất chứa thông tin. Trong hệ thống thông tin quản lý có các kho dữ liệu và CSDL ở cấp quốc gia, địa phương, bộ ngành và nội bộ cơ quan.
MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC THÔNG QUA HỆ HỐNG THÔNG TIN QỦAN LÝ
Ví dụ: Hoạt động của Sở giáo dục và đào tạo tỉnh Quảng Ninh thông qua hệ thống thông tin quản lý.
Sở giáo dục và đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thuộc sự chỉ đạo và điều hành về chuyên nghành của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Sở giáo dục và đào tạo thực hiện chức năng quản lý về giáo dục và đào tạo trong tỉnh Quảng Ninh. Giám đốc Sở giáo dục và đào tạo quản lý và chịu trách nhiệm về hoạt đọng của cơ quan mình. Hoạt động của cơ quan dựa trên cơ sở chức năng nhiệm vụ quyền hạn được quy định trong các văn bản nhà nước được lưu trữ trong các CSDL của quốc gia và của tỉnh. Trong Sở giáo dục và đào tạo có bộ phận trung tâm thông tin, nhận thông tin chỉ đạo từ Bộ Giáo dục và Đào tạo, của UBND Tỉnh và báo cáo lên các cơ quan này nhận thông tin từ các cơ quan có cùng chức năng nhiệm vụ từ các cấp Quận, huyện, các phòng ban và đưa ra thông tin chỉ đạo về chuyên nghành, lĩnh vực mình quản lý.
Sở giáo dục và đào tạo có xây dựng CSDL riêng cho mình , đó là những số liệu thống kê về tình hình giáo dục trong tỉnh. Những hồ sơ về giáo dục và đào tạo những văn bản mà sở dùng để giao dịch trao đổi thông tin những văn bản do sở ban hành sau đó tích hợp lên hệ thống CSDL quốc gia và của tỉnh.
Câu 11: Anh ( chị ) hiểu thế nào là hệ thống thông tin quản lý. Thế nào là hệ thống thông tin quản lý mang tính phát triển.
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Hệ thống thông tin quản lý: Là một cấu trúc hợp nhất các CSDL và các dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, lưu trữ, truyền dẫn và phân tích thông tin, thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý.
Trong hoạt động quản lý Nhà nước, quá trình quản lý có thể chia ra làm 3 hệ thống:
Như vậy hệ thống thông tin quản lý được hiểu như là một thực thể bao gồm 5 yếu tố: con người, máy tính, phầm mềm, thủ tục, dữ liệu. Tất cả 5 yếu tố này kết hợp với nhau để vận hành thông tin quản lý luân chuyển liên tục như một chu trình khép kín trong nhiều mối liên hệ không chỉ giữa hệ thống điều hành với hệ thống thừa hành mà còn giữa hệ thống thừa hành với nhau, giữa các hệ thống điều hành với nhau.
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MANG TÍNH PHÁT TRIỂN
Được hiểu là hệ thống thông tin quản lý ngày càng đáp ứng yêu cầu của quản lý nhà nước. Sử dụng hệ thống thông tin quản lý khoa học làm cho hiệu lực và hiệu quả quản lý ngày càng cao. Theo đó trong hệ thống thông tin quản lý phát triển cong người, CBCC ngày càng nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ làm chủ được các phương tiện kỹ thuật hiện đại trong quản lý, nâng cao đạo đức công vụ.
Hệ thống máy tính và thiết bị Văn phòng ngày càng được trang bị hiện đại và rộng khắp xuống cơ sở, các quy định thủ tục ngày càng khao học, tinh gọn các kho dữ liệu được xây dựng mở rộng trên hiều lĩnh vực khác nhau và mang tính chuẩn hóa cao thuận tiện và an toàn. Công nghệ phầm mềm ứng dụng ngày càng phát triển, xử lý được nhiều thông tin phức tạp.
Câu 12: Anh (chị) hiểu thế nào về tin học hóa quản lý hành chính nhà nước. Để thực hiện tin học hóa quản lý hành chính nhà nước cần giải quyết những vấn đề gì?
TIN HỌC HÓA QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Tin học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu việc thu thập thông tin, qunar lý thông tin, xử lý thông tin và truyền nhận thông tin theo cách nào đó nhằm đạt được ở mức độ tốt nhất mục tiêu đặt ra từ trước của con người.
Tin học hóa là việc tổ chức thông tin, quản lý thông tin và khai thác thông tin theo hướng tự động hóa.
Tin học hóa quản lý Hành chính nhà nước là việc ứng dụng tin học vào quản lý hành chính nhà nước theo hướng tự động hóa. Theo đó việc thu thập thông tin, quản lý thông tin, xử lý thông tin và truyền nhận thông tin quản lý theo hướng tự động dựa trên sự phát triển của công nghệ thông tin nhằm rút ngắn khoảng cách giữa các cơ quan hành chính nhà nước với tổ chức và công dân, rút ngắn các thủ tục hành chính.
ĐỂ THỰC HIỆN TIN HỌC HÓA QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯƠC CẦN GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ:
• Xây dựng các quy định pháp luật về công nghệ thông tin.
• Xây dựng các đề án về công nghệ thông tin:
• Đề án đào tạo cán bộ công chức nhà nước về hành chính nhà nước.
• Đề án xây dựng hệ thống các CSDL quốc gia và hệ thống các CSDL chuyên ngành phục vụ tin học hóa quản lý điều hành.
• Đưa ra những chính sách thúc đẩy phát triển.
Câu 13: Quan điểm chủ trương của Đảng và Nhà nước về vấn đề tin học hóa quản lý hành chính nhà nước. Trình bày một số hệ thống tin học hóa của các cơ quan hành chính nhà nước.
QUAN ĐIỂM CHỦ TRƯƠNG CỦA ĐẢNG VÀ NHÀ NƯỚC VỀ TIN HỌC HÓA QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC .
Nghị quyết của Chính phủ số 49/CP ngày 4 tháng 8 năm 1993 về phát triển công nghệ thông tin ở nước ta những năm 90 và quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 221/TTg ngày 7 tháng 4 năm 1995 đã xác định quản lý nhà nước là lĩnh vực ưu tiên hàng đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, theo đó chương trình tin học hóa quản lý nhà nước đã được Chính Phủ quyết định đầu tư bước đầu trong khuôn khoor chương trình quốc gia về công nghệ thông tin giai đoạn 1996- 1998 trong đó có cả dự án đầu tư mạng tin học diện rộng của Chính phủ.
Chỉ thị số 58/CT-TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Bộ chính trị, Ban chấp hành trung ương Đảng khóa 8 đã nêu nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin đối với các cơ quan Đảng và nhà nước giai đoạn 2001-2005 như sau: “ các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị- xã hội đi đầu trong việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi hoạt động theo phương châm bảo đảm tiết kiệm, thiết thực, hiệu quả và lâu dài. Tin học hóa hoạt động của cơ quan Đảng và Nhà nước là bộ phận hữu cơ quan trọng của cải cách nền hành chính quóc gia, là nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng xuất chất lượng hiệu quả. Các cấp ủy, tổ chức Đảng chỉ đạo khẩn trương xây dựng các hệ thống thông tin cần thiết phục vụ sự lãnh đạo của Đảng , quản lý của Nhà nước. Sớm hoàn thiện và thường xuyên nâng cấp mạng thông tin diện rộng của Đảng và Chính phủ. Bảo đảm đến năm 2005 về cơ bản xây dựng và đưa vào sử dụng hệ thống thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ”.
Quyết định của Chính phủ về việc ký hiệp định khung E-ASEAN ( ASEAN điện tử) tại hội nghị cấp cao không chính thức lần thứ 4 tại Singapore ngày 24 tháng 4 năm 2000 trong đó theo điều 3 và điều 9 “ Việt Nam cam kết thực hiện mục tiêu xây dựng Chính Phủ điện tử”.
MỘT SỐ HỆ THỐNG THÔNG TIN TIN HỌC HÓA CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC.
Chính phủ điện tử là môi trường thuận lợi cho Chính phủ truyền thông , điều hành và quản lý nhà nước một cách hiệu quả nhất.
Chính phủ điện tủ là Chính phủ “ thân thiện” với người dân, sủ dụng CNTT vào trong việc giải quyết các thủ tục hành chính của Chính phủ, cho phép người dân được giao dịch, giao tiếp với các cơ quan công quyền thông qua phương tiện điên tử là Internet, điên thoại di động, truyền hình trực tuyến…
Chính phủ điện tử bảo đảm thông tin 2 chiều thông suốt. Việc triển khai xây dựng Chính Phủ điện tử là một bước tiến lớn trong việc tin học hóa quản lý hành chính nhà nước.
Các dự án cụ thể như:
1. Dự án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước của các Bộ cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
2. Dự án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước của các UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ.
3. Dự án xây dựng CSDL quốc gia và dự án xây dựng CSDL chuyên ngành phục vụ tin học hóa quản lý hành chính nhà nước.
4. Dự án nâng cấp mạng tin học diện rộng của Chính phủ ( CPNET ).
Câu 14: Những nguyên tắc hiện đại hóa quản lý hành chính nhà nước thông qua chương trình tin học hóa quản lí Hành chính Nhà nước? Để thực hiện thành công chương trình tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước cần giải quyết những vấn đề gì?
NHỮNG NGUYÊN TẮC HIỆN ĐẠI QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THÔNG QUA CHƯƠNG TRÌNH TIN HỌC HÓA QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC:
1. Nguyên tắc hỗ trợ cho nghiệp vụ: các dự án phải phù hợp và hoox trợ cho các định hướng và ưu tiên của nghiệp vụ.Các dự án CNTT được thực hiện nhằm hỗ trợ tốt cho chức năng nghiệp vụ .Nhà lãnh đạo, người quản lý dự án phải đảm bảo hệ thống vận hành sẽ đạt được mục tiêu và đem lại lợi ích mong muốn.
2. Nguyên tắc trách nhiệm: Phải thiết lập được trách nhiệm rõ ràng.Việc quyết định trách nhiệm rõ ràng sẽ dễ dàng truy cứu trách nhiệm khi không hoàn thành nhiệm vụ được giao.Mặt khác các dự án thường là lớn, liên quan đến việc nhiều đối tượng nếu không có sự rõ ràng thì sẽ ảnh hưởng đến kết quả chung.
3. Nguyên tắc quy chế thống nhất cho người quản lý dự án: Những người quản lý dự án thông tin và CNTT cần được phát triển và làm việc trong một quy chế thống nhất. Người quản lý dự án đóng vai trò then chốt cho việc thực hiện thành công dự án và đạt được lợi ích mong muốn. Do đó người quản lý dự án phải được đào tạo phù hợp, có kỹ năng và kinh nghiệm để quản lý toàn bộ dự án và các rủi ro, đơn vị chủ quản cần phải có khả năng dựa vào người này để khai thác thông tin về dự án.
4. Nguyên tắc quản lý rủi ro: Các quyết định quản lý dự án thông tin và CNTT phải được xây dựng trên cơ sở quản lý rủi ro. Phải dự trù được rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện dự án.Khi đó nhà quản lý không bị động. Quản lý rủi ro là việc xác định và giải quyết tất cả các mối đe dọa với việc thành công của dự án.
ĐỂ THỰC HIỆN THÀNH CÔNG CHƯƠNG TRÌNH TIN HỌC HÓA QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC CẦN GIẢI QUYẾT NHỮNG VẦN ĐÈ SAU:
1. Tin học hóa quản lí Hành chính Nhà nước là công việc phức tạp vì dựa trên cơ sở công nghệ cao và liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu,tổ chức và thẩm quyền của các cơ quan Hành chính Nhà nước, đến quá trình cải cách Hành chính, đòi hỏi tính thống nhất cao trong toàn hệ thống Hành chính Nhà nước. Do đó, phải có bộ phận tin học chuyên trách chịu trách nhiệm điều phối thống nhất công việc tin học hóa.
2. Không thể coi tin học hóa hệ thống thông tin quản lý Hành chính Nhà nước là công việc dịch vụ đơn thuần, mà đó chính là quá trình tạo dữ liệu thông tin điện tử nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác điều hành, là chìa khóa để cải cách hành chính. Quá trình tin học hóa đến nay mới chỉ bắt đầu và còn kéo dài trong nhiều năm. Vì vậy, không thể xếp nó vào loại hình công việc sự vụ thường xuyên và theo đó, áp dụng quy chế bảo đảm kinh phí như đối với loại công việc sự vụ thường xuyên.
3. Đầu tư cho công tác tin học hóa quản lý Hành chính Nhà nước còn quá ít so với đầu tư cho các hệ thống thông tin hóa nghiệp vụ của các ngành ngân hàng, tài chính, hàng không….Vì vậy phải đầu tư ở mức độ đủ để đảm bảo cho hệ thống hoạt động đồng bộ.
4. Coi trọng công tác đào tạo tin học cho đội ngũ cán bộ, công chức trong các cơ quan Hành chính Nhà nước. Hệ thống dù có xây dựn tốt đến đâu về công nghệ vẫn không thể vận hành tốt nếu chính cán bộ, công chức, người làm việc trong hệ thống Hành chính chưa biết vận hành máy tính và chưa có kỷ luật vận hành máy tính.
5. Coi trọng việc xây dựng kho dữ liệu , đặc biệt là các kho dữ liệu quốc gia và các kho dữ liệu chuyên ngành, lãnh thổ, có cơ chế quản lý tin học hóa để tăng cường giám sát, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tin học hóa với tư cách là một bộ phận của kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội.
6. Phải có biện pháp về tổ chức, về cán bộ đối với các đơn vị làm công tác tin học trong các cơ quan Hành chính theo một quy chế thống nhất, vì không có tổ chức thống nhất thì không thể xây dựng được hệ thống thống nhất.
